De 4 stappen naar een succesvolle samenwerking
Waarom steeds meer samenwerken?
Hoewel een eigen praktijk zonder collega’s of personeel niet weg te denken is in de wereld van het vrije beroep, merken we steeds meer de tendens om te gaan samenwerken. Wat zijn de meest aangehaalde redenen om niet langer alleen een praktijk te runnen?
- Verdeling van de kosten
Bij een eigen solopraktijk draagt u alle kosten zelf. Werkt u samen in een groepspraktijk of associatie, dan worden de kosten gedeeld.
- Meer handen
Werkt u alleen in een solopraktijk, dan hebt u maar twee handen. Het wordt dan moeilijk om nog nieuwe patiënten of klanten aan te nemen. Ook wanneer u ziek wordt of om een andere reden uitvalt, dient u alle afspraken te verplaatsen. Een groepspraktijk kan dit gemakkelijker opvangen.
- Beheersing van het volledige vakgebied
Door de steeds toegenomen nood aan specialisatie en subspecialisatie is het onmogelijk om in een solopraktijk het volledige vakgebied nog te beheersen.
- Vereenzaming voorkomen
Altijd alleen werken, kan emotioneel erg belastend zijn. Het leidt soms tot vereenzaming. Samenwerken vangt dit beter op.
- Continuïteit na de loopbaan
Wat gebeurt er met mijn solopraktijk als ik op pensioen ga? Dit blijft een grote zorg bij heel wat vrije beroepen die alleen werken. Bij een groepspraktijk stelt deze vraag zich niet.
Hoe kijk ik naar de geneeskunde van vandaag en in de toekomst? Hoe benader ik mijn patiënten? Past mijn karakter bij dat van mijn eventuele collega’s? Hoe lossen we conflicten tussen collega’s op? Stellen we één iemand als ‘hoofd’ van het personeel aan? Trekken we dezelfde grenzen voor de patiënten? Welke afspraken wil ik zeker op papier zetten? In deze fase is het belangrijk dat elke partij duidelijk formuleert wat hij of zij van een samenwerking verwacht.
Wat zijn de belangrijkste clausules in een arbeidsovereenkomst?
- Inning van de honoraria
Deze inning kan op 1 centrale rekening waarbij er een vaste of variabele verdeelsleutel wordt toegepast. Maar het is ook mogelijk dat elke arts de honoraria verzameld op een eigen rekening (privé of op naam van de vennootschap). Elke arts schrijft dan maandelijks over naar een centrale rekening om zo gezamenlijk de kosten te betalen.
- Kostendeling
De kostendeling gebeurt meestal op basis van een vaste verdeelsleutel die eventueel gelinkt kan zijn aan de omzet van elke individuele arts.
- In- en uitstapregeling
Het is belangrijk om in de overeenkomst duidelijke afspraken rond de in- en uitstapregeling op te nemen. Betaalt een nieuwe associé een toetredingsvergoeding? Zo ja, gaat het dan om een vast bedrag dat onmiddellijk moet betaald worden of eerder om een bepaald percentage van de omzet van de eerste jaren?
Soms moeten er ook aandelen overgenomen worden. De vraag is dan of u dit best privé doet of via een vennootschap.
Het is eveneens belangrijk om te weten wat de uitkeringspolitiek (dividenden of liquidatiereserves) van de vennootschap in kwestie is en op welke manier de collega’s participeren.
In sommige associaties wordt ook een uittredingsvergoeding voorzien. Dit kan om een vast bedrag of een bepaald percentage van de omzet gaan. Soms dient de toetredende arts de uitstapvergoeding van de uittredende arts te betalen.
- Verlofregeling en werkregime
Is het mogelijk om in te stappen in een 50% of 80% werkregime? Welke solidariteit wordt voorzien bij werkongeschiktheid of ziekte? Tot welke leeftijd mag iemand deel uitmaken van de associatie? Mag een uittredende associé aandeelhouder blijven van de vastgoedvennootschap of mede-eigenaar van het praktijkgebouw? Wat verlof en werkregime betreft, zijn er bij het opstellen van de overeenkomst heel wat vragen.
Er zijn drie mogelijkheden wat de associatievorm betreft:
- De kostenassociatie
Elke arts werkt voor eigen rekening. Alleen de gemeenschappelijke praktijkkosten worden gedeeld. Een kostenassociatie wordt vaak georganiseerd onder de vorm van een samenwerkingsovereenkomst. Het gaat om een associatie zonder rechtspersoonlijkheid. Deze vorm komt meestal voor wanneer er niet onder 1 dak wordt samengewerkt.
De voordelen van een kostenassociatie
- Weinig complex
- Groot vrijheidsgevoel bij het regelen van de eigen financiën
Het grote nadeel
- De kostenassociatie is minder geschikt bij het verwerven van een nieuw gebouw voor de praktijk.
- De volledige professionele associatie
In een volledige professionele associatie wordt gewerkt voor rekening van de associatie. Na aftrek van de gemeenschappelijke kosten wordt het saldo onder de associatiepartners verdeeld.
Er zijn verschillende mogelijkheden wat de juridische structuur betreft. De meeste volledige professionele associaties hebben een overkoepelende BV of werken in een maatschap.
- De partiële professionele associatie
De associatie kan ook een gedeelte van de professionele activiteit betreffen. Hierbij worden alle beroepsinkomsten en -uitgaven die uit dit gedeelte van de professionele activiteit gepoold en volgens een bepaalde sleutel verdeeld.
De samenwerkingsvorm kan een feitelijke vereniging zijn of een juridische vorm aannemen: een besloten vennootschap (BV), een coöperatieve vennootschap (CV), een vereniging zonder winstoogmerk (VZW) of andere.
- Een feitelijke vereniging
Een feitelijke vereniging mag geen winsten uitkeren aan haar leden. Doet ze dat wel, dan herkwalificeert de fiscus de vereniging als een maatschap.
Een feitelijke vereniging heeft geen rechtspersoonlijkheid. Ze heeft dus geen afgescheiden vermogen en kan in principe niet afzonderlijk optreden. Dit betekent dat de individuele leden van de vereniging zich persoonlijk verbinden, waardoor ze ook persoonlijke aansprakelijk gesteld kunnen worden. Bij eventuele schade of schulden kunnen schuldeisers het persoonlijk vermogen van de leden aanspreken. De leden genieten bijgevolg weinig bescherming.
Een kostenassociatie waarbij men enkel de kosten deelt, heeft in principe de vorm van een feitelijke vereniging en niet van een maatschap.
- De maatschap zonder rechtspersoonlijkheid
Bij artsen die hun inkomsten poolen, komt de maatschap zonder rechtspersoonlijkheid vaak voor. Sinds 1/11/2018 worden maatschappen ook als ondernemingen beschouwd. Bijgevolg moeten ze ook een boekhouding voeren. Geeft de maatschap een omzet van meer dan 500.000 euro, dan moet ze een dubbele boekhouding voeren. Haalt de maatschap deze omzet niet, dan is een vereenvoudigde boekhouding voldoende.
Een maatschap wordt ook wel eens de minst ‘lichte’ vennootschapsvorm genoemd omdat een onderhandse overeenkomst volstaat. De maatschap ontvangt erelonen en draagt in principe ook alle kosten. Ook een maatschap is in principe fiscaal transparant waardoor de individuele leden van de maatschap belast worden. De individuele leden van de maatschap zijn onbeperkt aansprakelijk.
- De vennootschap met een rechtspersoonlijkheid
De associatie kan ook de vorm aannemen van een vennootschap met rechtspersoonlijkheid. Meestal wordt dan geopteerd voor een BV.
Het is belangrijk om goed na te denken over de manier waarop u participeert: als natuurlijk persoon of als vennootschap? Aandeelhouders-rechtspersonen hebben geen belang bij het aanleggen van liquidatiereserves terwijl gewone dividenden vaak een hogere belasting met zich meebrengen voor de aandeelhouder-natuurlijk persoon.
De structuur van een vennootschap wordt vaak gebruikt om beroepsmatig gebruikt vastgoed te verwerven.
Het is belangrijk om te bepalen of de aandeelhouders van de immo-vennootschap dezelfde moeten of mogen zijn dan de leden van de associatie. Mag een arts aandeelhouder blijven van de immo-vennootschap wanneer hij uit de associatie stapt? Aan welke waarde of volgens welke waardebepaling kunnen de aandelen overgenomen worden? Dient een nieuw lid van de associatie verplicht aandelen te kopen van de immo-vennootschap?
Een aandeelhoudersovereenkomst is hier onontbeerlijk.