Sinds 1 september 2025 is elektronische facturatie aan de verzekeringsinstellingen verplicht voor álle ambulante medische verstrekkingen, ongeacht conventiestatus. Het gaat zowel om derdebetaler (eFact) als om rechtstreekse betaling met eAttest. Met als doel: minder fouten, eenvoudigere opvolging en snellere uitbetaling.
Wat valt precies onder de verplichting?
De verplichting geldt voor elke arts (huisartsgeneeskunde en specialismen, ook ASO’s) en voor alle ambulante patiënten die terugbetaald worden door de verplichte ziekte- en invaliditeitsverzekering. Ook artsen die in een ziekenhuis werken, vallen onder de verplichting – daar neemt wel de centrale facturatiedienst meestal de e-facturatie op zich.
Er zijn wel uitzonderingen: artsen ≥ 67 jaar op 01/01/2023 krijgen volledige vrijstelling, alsook iedereen die occasioneel buiten het kabinet (bv. op huisbezoek) technisch niet kan e-factureren, of bij overmacht. Daarnaast blijven papieren getuigschriften toegelaten in specifieke gevallen: pasgeborenen, kinderen bij gescheiden ouders (niet-titularis), patiënten met een OCMW-requisitorium, jongeren in jeugdhulp of in een instelling voor personen met een handicap, en patiënten ingeschreven bij een Medisch Huis die daarbuiten een arts raadplegen. Ook artsen die werken buiten de verplichte ziekteverzekering, zoals adviserend artsen of artsen bij Kind & Gezin, vallen niet onder deze verplichting.
Belangrijke wijzigingen in uw praktijk
- Groepsnummers verdwijnen: factureren “op groepering” kan niet meer; er moet per arts een facturatiebestand naar elk ziekenfonds. U kunt wel uw organisatie aanduiden als inningsinstelling of een mandaat geven.
- Bewijsstuk aan de patiënt: bij eFact/eAttest moet u een bewijsstuk (papier of via eBox met toestemming) onmiddellijk meegeven. Hou ook nog papieren getuigschriften achter de hand voor uitzonderingen.
- Timing: eAttest moet dezelfde dag worden afgerekend; eFact laat correcties achteraf toe (nieuwe eFact).
Bent u klaar? 7 snelle controles
- Software: een lijst van erkende software (waaronder minstens één gratis optie: FreeMedispring) is beschikbaar op de website van MyCareNet: NIC Erkende softwarepakketten.
- eFact/eAttest geconfigureerd: activeer beide stromen; test een volledige run (tarief, remgeld, VT-status, transparantiecodes). Transparantiecodes zijn bij e-facturatie verplicht en zullen consequenter toegepast worden.
- Derdebetaler & EPD: zorg voor een solide koppeling met uw EPD-, agenda- en MyCareNet-diensten (MemberData) zodat de VT-status automatisch doorkomt en supplementblokkering correct werkt.
- Inningsafspraken: bepaal wie ontvangsten krijgt (rekening van praktijk/vennootschap) en leg een inningsmandaat vast indien nodig.
- Dagafsluiting & foutenmanagement: spreek in het team af wie dagelijks eAttest afsluit, wie eFact-retours controleert, en hoe u snel herfactureert bij weigeringen.
- Fallbackplan: definieer wat te doen bij huisbezoek zonder verbinding, stroompanne of overmacht; zorg dat papieren getuigschriften beschikbaar zijn.
- Specifieke stromen: informeer u over bijzondere trajecten (bv. Mediprima/OCMW) en hoe die vanaf 01/09/2025 verlopen.
Nuttige teamafspraken
- Leg rollen & verantwoordelijkheden vast: één persoon voor codes & tarieven (incl. toezicht op transparantiecodes), één voor dagafsluiting en één voor retours.
- Ga voor één aanspreekpunt: kies wie het bewijsstuk uitreikt, de arts of de onthaalmedewerker, en leg dit vast.
- Bewaak de datakwaliteit aan de bron: INSZ correct (eID-lezen is niet verplicht), correcte patiëntprofielen (VT, GMD, derdebetaler).
Kijk vooruit: B2G en B2B e-invoicing
Werkt u samen met overheden? In Vlaanderen moeten publieke organisaties sinds 2019 e-facturen volgens de Europese norm ontvangen en verwerken. Daarnaast komt er federaal B2B e-invoicing: vanaf 01/01/2026 worden e-facturen tussen btw-plichtige ondernemingen de norm (ook relevant voor artsen met btw-activiteiten, bv. esthetiek/deskundigenonderzoeken). Houd uw praktijksoftware dus “Peppol-ready”.
Bottom line: wie vandaag zijn software, derdebetaler-instellingen en teamprocedures strak op elkaar afstemt, ziet morgen minder fouten en sneller geld op de rekening.
