Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie in ons land wettelijk verplicht voor B2B-facturen. Bedrijven moeten facturen elektronisch versturen naar andere bedrijven via het PEPPOL-netwerk dat elektronische documenten uitwisselt. Dit biedt flink wat voordelen. En toch is het goed om ook nu waakzaam te blijven. Want het versturen van valse facturen via dit systeem blijkt niet zo moeilijk. Wat is er aan de hand? En hoe voorkomt u dat uw bedrijf slachtoffer wordt?
Het probleem zou niet meteen bij Peppol zelf zitten, maar in de manier waarop gebruikers zich kunnen aansluiten. Het Peppol-systeem op zich is zeer goed beveiligd, maar de toegangspoort blijkt te zwak. Om toegang te hebben, heeft u namelijk specifieke software nodig waarop u zich bij sommige platformen kan aansluiten. Deze software blijkt niet altijd waterdicht.
Zo kunnen fraudeurs zich relatief gemakkelijk bij sommige e-facturatie- en boekhoudplatformen registreren met het btw-nummer van een bestaand bedrijf omdat de identifictatie en controle van gebruikers onvoldoende streng is. Als dat lukt, kunnen ze in naam van dat bedrijf valse facturen versturen en misbruik maken van de automatische verwerking en betaling.
Ook al werkt u zelf met goed beveiligde software, toch blijft u kwetsbaar zolang niet alle gekoppelde platformen dezelfde veiligheidsstandaarden hanteren. Bij sommige platformen gebeurt geen controle. Soms gaat het om een manuele scan van de identiteitskaart die bijgevolg gemakkelijk te manipuleren is. Andere platformen zijn wél goed beveiligd en controleren via Itsme of een identiteitskaartlezer.
Het e-facturatiesysteem biedt heel wat voordelen: snellere betalingen, minder fouten, efficiënt en kostenbesparend. Maar ook nu is het belangrijk om als gebruiker voldoende alert te blijven!
Hoe kunt u uw bedrijf beschermen tegen valse facturen?
Controleer regelmatig of uw onderneming correct geregistreerd staat in de Peppol Directory. Dit is een online register waarin alle actieve Peppol-accounts zijn opgelijst. Geef daar uw ondernemingsnummer in om na te gaan of alles klopt en er geen onbekende registraties bestaan.
Extra tips
-
Wees extra alert bij wijzigingen in bankrekeningnummers
-
Voorzie dubbele controles op inkomende e-facturen
-
Sensibiliseer medewerkers om verdachte facturen meteen te melden
-
Sensibiliseer ook je klanten. Publiceer bijvoorbeeld een officiële ‘Hoe factureren wij?’-pagina op jullie website.
Vermeld:
-
-
dat alle B2B-facturen via Peppol komen.
-
welke Peppol-ID u gebruikt.
-
via welke provider u factureert.
-
uw vaste bankrekeningen.
-
uw e-mailadressen voor finance.
-
Dit kan klanten helpen om valse communicatie te spotten.
