Verplichte e-facturatie vanaf 1 januari 2026
Bereid u op tijd voor. Zet de eerste stap vandaag al!
Vanaf 1 januari 2026 is elektronische facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor alle Belgische bedrijven die onderworpen zijn aan de btw-plicht. Facturen op papier en via pdf zijn binnenkort voorgoed verleden tijd. Maak uw onderneming op tijd klaar voor e-facturatie. Zet vandaag al de eerste stap!
Waarom een verplichte e-facturatie?
In het kader van de Europese Richtlijn 2014/55/EU verplichten steeds meer overheden in Europa het gebruik van de elektronische factuur. Ze doen dit om btw-fraude te vermijden en zo de btw-kloof te dichten.
Ook onze federale regering wil met deze verplichte e-facturatie de btw-kloof verkleinen. Deze btw-kloof is het verschil tussen verwachte btw-ontvangsten en de werkelijk geïnde bedragen. Het Internationaal Monetair Fonds (IMF) berekende dat deze kloof voor België 2% van het Bruto Nationaal Product (BNP) bedraagt, wat neerkomt op zo’n 11 miljard euro.
Wat is Peppol?
Om een geautomatiseerde verwerking van facturen mogelijk te maken, moeten de informaticasystemen aan de kant van de leverancier en de klant dezelfde taal spreken. Daarom heeft Europa een kader ontwikkeld, Peppol, dat de uitwisseling van facturen binnen (en buiten) de Europese Unie aanzienlijk vereenvoudigt.
Peppol staat voor ‘Pan-European Public Procurement Online’ en is een beveiligd netwerk om elektronische facturen te verzenden en ontvangen. Om hier als ondernemer gebruik van te kunnen maken, moet u uw onderneming laten registreren bij een Peppol-access point of een gecertificeerde serviceprovider.
Checklist: Hoe bereidt u zich nu al voor op e-facturatie?
Elke verandering vraagt tijd en aanpassing. Wilt u voor 1 januari 2026 helemaal klaar zijn voor e-facturatie, dan is het goed om nu al in actie te schieten en enkele voorbereidende stappen te zetten.
- Vergaar voldoende kennis over elektronische facturatie
Begrijp wat factureren via Peppol echt inhoudt, waarom het belangrijk is en welke voordelen het ook u kan opleveren.
- Neem uw huidig facturatieproces onder de loep
Bekijk met een kritische blik hoe u vandaag factureert en breng in kaart wat er eventueel moet wijzigen om compliant te zijn met de nieuwe wetgeving. Check nu alvast of uw facturatiesoftware geschikt is voor e-facturatie en of het gekoppeld is aan uw boekhoudsoftware.
- Vraag advies aan uw accountant
Ga na in welke mate u gebruik kan maken van zijn of haar boekhoudsoftware voor e-facturatie en over welke functionaliteiten het beschikt.
- Maak de juiste keuze
Blijkt uw facturatiesoftware niet geschikt voor e-facturatie, ga dan op zoek naar geschikte software die Peppol-compatibel is én voldoet aan uw huidige en toekomstige noden.
- Klop al even aan bij uw klanten
Informeer bij klanten of zij ook overstappen naar e-facturatie met Peppol. Zijn zij niet aangesloten op het Peppol-netwerk, dan kan u ook nog geen e-facturen versturen.
- Zorg voor een soepele implementatie
Eens u hebt gekozen voor een concrete oplossing, is het tijd om te implementeren en uw bedrijf en medewerkers helemaal klaar te stomen voor 1 januari 2026. Welke acties zijn hiervoor nodig? Hoe kan u voldoende betrokkenheid binnen het team creëren? Ga voor een duidelijk plan van aanpak en spreek deadlines af. Voorzie extra training of ondersteuning indien nodig.