test

In een digitale business is alles 1 of 0

Certitank is getransformeerd van een analoog bedrijf met een papieren administratie naar een volledig digitale onderneming. CEO Jacques de Lovinfosse maakte zo het werk van zijn medewerkers aangenamer.

Jacques de Lovinfosse is sinds 2000 CEO van Certitank, een bedrijf gespecialiseerd in de controle van mazouttanks. Een team van vliegende  technici controleert, onderhoudt en herstelt opslagtanks voor stookolie bij particulieren en bedrijven in heel België. Sinds 2009 transformeerde Jacques de Lovinfosse zijn bedrijf. We spraken met hem over zijn ervaring met die evolutie.

Certitank 2.0

‘In 2000 gebeurde bij Certitank nog alles op papier: van contracten en planning tot projectorganisatie en facturatie’, vertelt Jacques de Lovinfosse. ‘Bezoekrapporten en facturen maakten we op carbonpapier. Die rapporten verzonden we per post naar de klanten. Kopies van de facturen bezorgden we op het einde van elk kwartaal aan de boekhouder.’ E-mail werd de eerste kennismaking met een nieuwe digitale wereld. Daarna veranderde alles.

Jacques de Lovinfosse koos voor een algemene digitalisering van zijn bedrijf. Van backoffice tot de keuringsattesten en de afrekening: alles moest draaien op één softwareplatform dat er speciaal voor ontwikkeld werd. ‘Onze controleurs hebben vandaag een tablet waarmee ze altijd en overal op ons platform kunnen werken met uitsluitend digitale documenten’, vertelt de CEO. Op die manier wint het bedrijf veel tijd omdat de technici zich kunnen concentreren op hun kerntaken en minder administratief werk hebben. Die digitale transformatie is goed voor Certitank én voor zijn klanten.

Het is 1 of 0 in de digitale business: ofwel werkt het helemaal ofwel niet.

Digitaliseren, is hindernissen overwinnen

‘Digitaliseren, is niet gewoon nieuwe computers kopen’, legt Jacques de Lovinfosse uit, ‘het betekent dat u het hele bedrijfsproces opnieuw moet uitvinden.’ In het geval van Certitank was de afhankelijkheid van een ontluikend mobiel digitaal netwerk een probleem. Rond 2000 was de mobiele dekking van het gsm-net niet altijd even optimaal. Zeker op het platteland waar de technici vaak aan de slag waren om mazouttanks te controleren, was het bereik toen ondermaats. Het tweede probleem in die pioniersfase was de instabiliteit van de nieuwe software. Maar dat bleek gelukkig slechts een kwestie van tijd. Eens alle kinderziektes overwonnen waren, werkte de software naar wens.

Comfortabeler werken, maakt medewerkers tevreden.

Jacques de Lovinfosse: ‘Onze medewerkers waren bang dat hun job complexer zou worden, maar zodra ze de tablets gewoon waren, raakten ze allemaal overtuigd van de voordelen van digitaal werken.’ De nieuwe realiteit voor het team van Certitank: bijna geen papier meer nodig, geen ongemak meer en altijd alles en overal beschikbaar via 4G.

Clean desk voor mazout-verdelers

‘Alle tijd die vroeger naar administratie ging, gaat nu naar de klanten. Zelfs de facturen verzenden we gewoon met 2 swipes. Bovendien ziet alles er professioneler en netter uit. Onze medewerkers hoeven geen verslagen meer in te vullen op carbonpapier met vuile stookoliehanden op het dashboard van een bestelwagen als schrijftafel’, lacht Jacques de Lovinfosse. Er is nog een groot bijkomend voordeel van de digitalisering. Zo maakte Certitank de database met de resultaten van de controles toegankelijk voor klanten en leveranciers. Waarom is dat per se innovatief? ‘Het gaat verder dan digitaal archiveren. Dankzij de beschikbaarheid van de rapporten kunnen brandstofleveranciers op voorhand checken of leveren in een bepaalde mazouttank veilig is of (nog) niet mogelijk. Zo bespaart iedereen tijd en geld en kunnen we gevaar en zelfs vervuiling voorkomen’, besluit  Jacques de Lovinfosse.

Waarom een digitaal bedrijf groter kan worden

Certitank kan in de toekomst blijven groeien terwijl de operationele kosten sterk zijn gedaald. Een oorspronkelijk regionaal bedrijf heeft vandaag een nationaal werkterrein dankzij de digitalisering van alle bedrijfsprocessen. ‘Geen enkel ander bedrijf in onze sector werkt op deze manier’, zegt Jacques de Lovinfosse, ‘we kunnen nu markten en klanten bedienen die we anders nooit zouden bereiken.’

Digitaliseren is geen doel maar een middel om uw service te verbeteren.

Advies en inzicht voor bedrijfsleiders

Wat kunnen andere ondernemers leren van een CEO die in tien jaar tijd zijn proces en organisatie volledig heeft gedigitaliseerd? ‘Bedenk goed op voorhand waarom u precies wil digitaliseren en doe het enkel als u een structureel, strategisch voordeel ziet’, begint Jacques de Lovinfosse, ‘omring u met de beste experts en maak niet de fout te denken dat u het zelf wel even oplost, want dat is uw vakgebied nu eenmaal niet. Software ontwikkelen, is maatwerk. Daarom hebt u een IT-partner nodig waarmee u nauw samenwerkt. Die partner moet immers begrijpen hoe uw business functioneert en hoe hij de service voor uw eindklant kan verbeteren.’

woensdag 22 november 2017