test

Hoe de boekhouder uw adviseur werd

Dankzij een sterk digitaliseringsproces creëerde Geert Dilles meer tijd voor advies voor alle collega-accountants. Bovendien nam hij ook de cliënten mee in het proces.

Geert Dilles is accountant en belastingconsulent bij AccountingTeam in Kontich. Samen met 3 medevennoten leidt hij het bedrijf met 40 medewerkers. Zelf is hij eindverantwoordelijke voor een gedeelte van het cliënteel en specifiek betrokken bij het digitaliseringsproces.

‘Ik hou me nogal enthousiast bezig met het vermijden van papier in ons bedrijf’, steekt Geert Dilles van wal, ‘maar ik moet nog veel evangeliseren over digitaal werken, zowel bij ons als bij ons cliënteel.’ Hoe komt dat? Geert Dilles: ‘Kleine ondernemingen en vrije beroepen zitten niet per se te wachten om alles digitaal te doen. Hun organisatie is er vaak niet op afgestemd en veranderen, kost tijd en geld.

Hoe digitalisering het beroep van accountant herwaardeerde

Dankzij technologie ontstaat er tijd om de échte waarde van de accountant uit te spelen bij de klant. Vroeger keek de boekhouder vooral naar het verleden. Hij verzorgde de fiscale administratie van zijn cliënt. Dat gebeurde vanuit de papieren documenten en van kwartaal tot kwartaal. Geert Dilles: ‘ Vandaag heeft het geen enkele zin meer om een balans te bespreken die ouder is dan het vorige kwartaal of zelfs de laatste maand. Wij kijken nu in real time naar de actuele status van onze cliënten en adviseren hen over de toekomst van hun bedrijf.’ Daarvoor rolde AccountingTeam een digitaal systeem uit. Elke cliënt krijgt toegang tot een portaal dat als interface werkt tussen accountant en bedrijf. ‘Wij wisselen alle info en documenten uit via die weg. Van boekhoudstukken, facturen, jaarrekeningen en alle communicatie’, legt Geert Dilles uit. 

Het voordeel? ‘Onze cliënten krijgen een dynamisch dashboard dat hen op elk moment een actueel beeld geeft van hun bedrijfsresultaten. Daarnaast blijft een regelmatige statische rapportering belangrijk. Die rapportering vraagt veel meer onze technische input en doet dienst als basisdocument van elke bespreking, maar is ook voor andere stakeholders (banken etc.) interessant.’

Automatiseren en digitaliseren is workload verleggen van mensen naar machines of processen.

De software werkt in dienst van de accountant

Welke profielen heeft een accountantskantoor daar-voor nodig? ‘Wij werken met fiscalisten die ook goed adviseren. Het zijn allemaal financiële en fiscale technici maar ze hebben ook sterke soft skills nodig om vlot met ondernemers en vrije beroepen te communiceren’, verklaart Geert Dilles. Een digitaal dashboard waarin veel informatie zit, betekent nog niet dat de gebruiker er zelf kennis uit kan halen. ‘Dat klopt, daarom waarderen cliënten de interactie en het advies van accountants die inzicht geven achter de cijfers. Op die manier evolueert de boekhouder naar adviseur.’

Digitaal transformeren: een handleiding

Een bedrijf transformeren, vergt verandering op vele fronten tegelijk. U hebt de juiste IT-partners nodig die zowel de nieuwste technologie kennen als begrijpen hoe u die kan toepassen in uw bedrijf. Maar dat is niet het meest ingrijpende... Geert Dilles: ‘We investeren in opleiding van de medewerkers. Niet zozeer technisch, wél qua mentaliteit en de vereiste soft kills. Onze mensen zijn immers geen klassieke boekhouders meer; zij zijn adviseurs die als rechterhand en klank-bord van ondernemers en vrije beroepen werken.’

Klanten helpen digitaliseren

Automatiseren en digitaliseren, is workload verleggen naar een machine of een proces. Maar dan moeten we wél zorgen dat die workload ook in dat systeem geraakt. Die oefening is moeilijk want ze vereist een nieuwe mentaliteit bij de cliënten. Hoe overtuigen we hén van de voordelen van digitaal werken? Geert Dilles legt uit: ‘ Ik dring het nooit op. Voor de kleinere klanten stel ik software en portal beschikbaar zodat ze zelf ervaren hoe ze daar beter van worden. Het systeem is nogal overtuigend.’ Bovendien kunnen we ook werken met het budget van de klant. ‘Stel dat een klant een bepaalde fee betaalt voor boekhouding en advies. De fee blijft gelijk maar dankzij digitalisering gaat het boeken sneller waardoor er meer budget overblijft voor advies’, verklaart Geert Dilles. Bij grotere klanten werken we in functie van het proces, de software en de systemen van het bedrijf in kwestie. ‘We brengen alles in kaart en ontwerpen dan onze digitale interface op maat van het ecosysteem van onze klant.’

Omgaan met information overload als gevolg van digitalisering

Geert Dilles: ‘Als we niet zouden adviseren welke digitale toepassingen de klant best zou gebruiken, kunnen we onze nieuwe adviserende rol namelijk niet optimaal spelen.’ Gelukkig beseft iedereen welke inzichten er in de boekhouding schuilen en welk strategisch voordeel ontstaat als die informatie beschikbaar wordt.

‘Dan volgt de tweede automatiseringsgolf’, legt Dilles uit, ‘op een bepaald moment is er zoveel informatie beschikbaar dat u de tijd niet heeft om ze te verwerken.’ Wat dan?

‘Dan moet u de juiste info automatisch vertalen in alerts en rapporten. Wij onderzoeken daarom machine learning en artificiële intelligentie’, besluit Geert Dilles.

Wanneer technologie de norm wordt, maakt de mens nog veel meer het verschil.

Het belang van persoonlijk contact bij digitaal werken

Zijn er ook risico’s verbonden aan digitalisering? ‘Absoluut’, bevestigt Geert Dilles, ‘u zou de nauwe band met uw klanten en medewerkers wel eens kunnen verliezen. Om dat te vermijden, spreken we meermaals per jaar af met onze klanten. Daarnaast introduceren we binnenkort ook video chat via ons centraal platform. Voldoende persoonlijk contact is essentieel.’

Inzichten, lessen en valkuilen

Geert Dilles: ‘Denk goed na over het doel van uw digitalisering. Anders riskeert u problemen te verschuiven in plaats van ze op te lossen. Digitaliseren is niet gratis. Weet dus waarom u investeert, wat het u zal opbrengen en wanneer u de investering zal hebben terugverdiend.’ Niets evolueert zo snel als technologie.

Elke beslissing die u neemt, is achterhaald op het moment dat de implementatie gebeurd is. Dat maakt de keuze voor een bepaalde technologie risicovol. Hoe anticipeert AccountingTeam op de vervaldatum van innovatie? ‘Dankzij ons eigen digitaal portaal zijn we onafhankelijk van de onderliggende technologie, de platformen en de software. Zo blijven we flexibel om in te spelen op wijzigingen in de markt,’ zegt Geert Dilles.

donderdag 23 november 2017