test

De edele kunst van het onderhandelen

Een onderhandeling kan niet alleen een conflict oplossen, maar ook vermijden. Theo De Beir, advocaat sinds 1987, bepleit betere samenwerkingen door bemiddeling en onderhandeling.

Leestijd: 11 minuten

De Winston Churchilllaan in Ukkel, een van de groene aders in hartje hoofdstad, wordt omzoomd door hoge herenhuizen en moderne blokken. Maar daartussen geprangd ligt één huis dat onvermijdelijk de aandacht trekt: een soort cottage met beige en bruine tinten heeft de tand des tijds doorstaan en blijkt de Brusselse thuisbasis te zijn van advocatenbureau Agrementor.

‘De buurtbewoners noemden het la maison fantôme omdat het al drie jaar te koop stond en bouwvallig was’, vertelt Theo De Beir, die er al bijna twintig jaar woont en werkt. ‘Maar ik heb het van de sloophamer kunnen redden en laten opknappen. Daar kwam best veel onderhandelen bij kijken.’ En dat is niet toevallig zijn specialiteit.

‘Toen we op zoek waren naar een nieuwe woonplaats in Brussel, vertelde mijn vrouw dat ze ergens een prachtig pand te koop had zien staan, maar ze kon zich niet meer precies herinneren waar. Even later wilde ik haar een woning laten zien die ik fantastisch vond, en wat bleek? We waren allebei afzonderlijk verliefd geworden op deze woonst.’

Theo De Beir heeft dit verhaal ongetwijfeld al tientallen keren verteld, maar waar het hart van vol is, loopt de mond van over. ‘Toen we ook het interieur te zien kregen – authentieke art and craft, de Schotse kunststroming ten tijde van onze art nouveau periode – stond ons besluit vast: dit huis zou onze thuis worden.

De gemeente had al een vergunning afgeleverd voor afbraak en om er lucratieve flatgebouwen neer te laten poten. Monumentenzorg had echter haar oog op het pand laten vallen, waardoor een klassering in de lucht hing. Mijn kersverse echtgenote en ik hebben ons achter de bescherming van het pand geschaard. Vanuit een soort romantisch idealisme wilden we dit stukje erfgoed absoluut bewaren en in haar glorie herstellen.’

 

Zorg voor een goede werkrelatie, en discussieer daarna over de inhoud op een manier die de tegenpartij – ik spreek liever van ‘wederpartij’ – niet bruuskeert.
Mijn vader sprak altijd de wijze woorden:‘Je moet het je kunnen veroorloven om ruzie te maken.’ Dat heb ik goed onthouden.'

 

Op dat moment was Theo De Beir nog een ‘traditionele’ advocaat, maar blijkbaar begreep hij toen al dat het wikken en wegen van belangen de basis moet zijn van elk conflict en elke onderhandeling. ‘Over de prijs had ik het hard kunnen spelen, maar ik bouwde liever een goede verstandhouding op met de persoon aan de andere kant van de tafel: de makelaar die de belangen van de vorige eigenaars behartigde. Wij hadden echt een klik. Na drie jaar wilde hij het huis maar wat graag verkopen, maar niet aan om het even wie. Bij ons had hij een goed gevoel.

Later leerde ik in Harvard dat een van de hoofdprincipes van onderhandeling als volgt luidt: ‘Scheid de mensen van het probleem.’ Met andere woorden: zorg voor een goede werkrelatie, en discussieer daarna over de inhoud op een manier die de tegenpartij – ik spreek liever van ‘wederpartij’ – niet bruuskeert. Dat is precies hoe ik te werk ben gegaan bij de aankoop van dit huis’.



Riskeer je door te winnen ook dingen te verliezen?

Pas later heeft Theo De Beir zich specifiek bijgeschoold tot erkend bemiddelaar, net als zijn zakenpartner Willem Meuwissen, die vanuit het Antwerpse kantoor opereert. In 2013 brachten zij hun beider kantoren samen onder de noemer ‘Agrementor’. Dat is een samentrekking van ‘agreement’ (akkoord) en ‘mentor’, omdat ze mensen bijstaan tijdens onderhandelingen – in het geval van meester De Beir vooral in commerciële zaken. Zijn interesse in deze materie ontstond voor een stuk uit frustratie.

‘Veel advocaten hebben de neiging om een dossier van een cliënt louter juridisch te bekijken. Hebben we een sterke zaak? Kunnen we winnen? Wat kan ik vorderen? Ik heb echter ingezien dat je je niet alleen mag baseren op wat je cliënt je vertelt. Je moet zelf ook extra vragen stellen en dieper graven. Waar wil de cliënt eigenlijk naartoe? Riskeert hij, door deze zaak te winnen, ook dingen te verliezen? Want zelfs een positieve uitspraak van de rechter vervult niet noodzakelijk alle belangen en wensen van de cliënt. Wat heb je eraan om 20.000 euro te vorderen van een leverancier als jullie relatie daarna ophoudt? Misschien is dit in tien jaar samenwerking pas het eerste geschil? Misschien ben je wel afhankelijk van hem omdat je geen evenwaardig alternatief hebt. Loont het dan wel de moeite om te procederen?

En dan heb ik het nog niet over de lang aanslepende en dure procedures, die er soms ook voor zorgen dat een bedrijf al die tijd niet op volle toeren kan draaien.

Of over het risico dat de ene partij de reputatie van de andere bezoedelt, bijvoorbeeld als er discussie is over een onbetaalde factuur. Kortom, door eerst te onderhandelen, kun je heel wat collateral damage vermijden. Mijn vader sprak altijd de wijze woorden:‘Je moet het je kunnen veroorloven om ruzie te maken.’ Dat heb ik goed onthouden.'

Geen zwaktebod

‘Start out with an ideal and end up with a deal.’ Deze quote van Aldioprichter Karl Albrecht is één van de inspirerende wijsheden die op de website van Agrementor te vinden zijn. Speelt idealisme dan zo’n grote rol in commerciële onderhandelingen? ‘Zeker bemiddeling heeft een maatschappelijke waarde, omdat ,we helpen vermijden dat conflicten escaleren en dat partijen ongelukkig worden of veel geld verliezen. Ik zie bemiddelaars veeleer als een soort peoplemanagers met het hart op de goede plaats.

Ik zie bemiddelaars veeleer als een soort peoplemanagers met het hart op de goede plaats.

Als we de rol van onderhandelaar vervullen, blijft het onze bedoeling om voor onze cliënt een zo groot mogelijk stuk van de aangeboden taart binnen te rijven. Dat vergt een degelijke voorbereiding – iets wat veel advocaten wel eens over het hoofd zien. Hoe beter je bent voorbereid, ook over de belangen van de wederpartij, hoe makkelijker je tot een compromis komt. Soms hoeft er zelfs niet eens gemarchandeerd te worden en is de eerste voorzet meteen de goede. Het komt erop aan om je opponent iets voor te stellen wat hem aanstaat. Daarom citeren we op onze website ook Marvin Gaye: Negotiation means getting the best of your opponent.’

Het moeilijkste is dan ook om de partijen zover te krijgen om aan de onderhandelingstafel te gaan zitten. Lukt dat, dan is de helft van de strijd al gestreden.

Volgens Dr. Chester L. Karrass, een autoriteit inzake onderhandeling, ‘krijg je in het zakenleven niet altijd wat je verdient, maar wat je onderhandelt’. Dit citaat lijkt te suggereren dat onderhandeling ook als een zwaktebod geïnterpreteerd kan worden. ‘Dat is een imago waar onze job nog mee te kampen heeft’, bevestigt De Beir. ‘Het moeilijkste is dan ook om de partijen zover te krijgen om aan de onderhandelingstafel te gaan zitten. Lukt dat, dan is de helft van de strijd al gestreden.

Want het bewijst dat ze de hoop en het engagement koesteren om tot een oplossing te komen. En ze doen een beroep op ons om hen daarbij te helpen, als onderhandelaar of als bemiddelaar, net omdat ze via de traditionele weg vaak op hun honger blijven zitten.

De vorige generatie advocaten is nog steeds niet te vinden voor bemiddeling omdat ze van oordeel zijn dat wie de eerste stap zet, eigenlijk toegeeft dat hij een zwak dossier heeft. Het is echter niet omdat je om een onderhandeling vraagt, dat je bij voorbaat al je eisen opgeeft. Integendeel, meestal wordt de vraag gesteld vanuit een bezorgdheid voor de ware belangen van beide partijen.’

Die bezorgdheid speelt een belangrijke rol bij contractonderhandelingen, eveneens een belangrijke pijler in het aanbod van Agrementor. ‘Ik grijp een contractonderhandeling aan om aan conflictvermijding te doen’, legt meester De Beir uit. ‘Aan de typische, vaste formuleringen probeer ik een clausule toe te voegen die zegt dat beide partijen, in het geval van een meningsverschil, altijd eerst zullen onderhandelen vooraleer naar de rechtbank te stappen. Indien mogelijk wijs ik zelfs al een bemiddelaar aan die daarbij kan helpen.

Door die clausule zwart op wit in het contract te zetten, heeft de partij die er later een beroep op wil doen, niet het gevoel dat ze gezichtsverlies lijdt. Zo’n clausule wordt evenmin beschouwd als een motie van wantrouwen. Net door het feit dat beide partijen het contract ondertekenen, hoeft er geen wantrouwen meer te zijn.’

En zo kunnen we concluderen met een laatste quote, van John F. Kennedy: ‘Let us never negotiate out of fear. But, let us never fear to negotiate.’

Ik grijp een contractonderhandeling aan om aan conflictvermijding te doen.

De Beir zet zijn betoog kracht bij met nog twee andere basisprincipes die de lessen op Harvard hem hebben bijgebracht: ‘Focus op belangen, niet alleen op standpunten. En zoek naar oplossingen in wederzijds belang.’ Dat laatste is vooral de rol van een bemiddelaar, die als een derde partij bij een onderhandeling wordt betrokken op vraag van beide partijen.

‘Een bemiddelaar mag niets beslissen en mag zelfs zijn mening niet geven. Zijn taak bestaat erin de onderhandeling te faciliteren. Hij probeert rust te brengen en de juiste vragen te stellen. Doordat alle partijen allemaal rond de tafel zitten, stimuleert hij hen om naar elkaar te luisteren. Het mooie is dat een bemiddelaar vaak tot regelingen komt over aspecten die initieel niet eens op tafel lagen.

Door er onderhandelingsstof bij te halen, wordt de taart groter, en wordt het interessanter om die te verdelen. Het grote voordeel van deze aanpak is dat de partijen de uitkomst zelf in de hand hebben en niet afhangen van een derde die gaat oordelen. En vaak gaat het om een oplossing die in de rechtbank nooit bereikt zou worden, en zeker niet zo snel.’

Het grote voordeel van deze aanpak is dat de partijen de uitkomst zelf in de hand hebben en niet afhangen van een derde die gaat oordelen. En vaak gaat het om een oplossing die in de rechtbank nooit bereikt zou worden, en zeker niet zo snel.

De toekomst van de advocatuur

Theo De Beir volgt de actualiteit met bijzondere aandacht. Ook hij merkt dat de polarisering in onze maatschappij toeneemt, waardoor er soms te weinig naar raakpunten wordt gezocht. Onderhandeling en bemiddeling lijken in deze tijden meer dan ooit nodig.

‘Een mooi voorbeeld daarvan is het Oosterweeldossier over de Antwerpse ring. Jarenlang zat dat geblokkeerd doordat de discussie luidop werd gevoerd in de media. Niemand luisterde nog naar elkaar. Tot professor Alexander D’Hooghe, architect in Boston en Brussel, als intendant werd aangesteld. Hoewel hij in opdracht van de overheid werkte en a priori dus niet helemaal neutraal was, is hij geslaagd waar de politici twintig jaar lang hebben gefaald.

Als een volleerde bemiddelaar heeft hij rust gebracht en in alle objectiviteit de juiste vragen gesteld. Zo heeft hij ieders vertrouwen gewonnen en kregen alle partijen zin om samen, en in alle stilte, na te denken over een oplossing. Eindelijk werd er naar elkaars argumenten geluisterd. Dát is volgens mij het model van de toekomst om grote politieke of sociale conflicten op te lossen.’

Meester De Beir trekt een parallel met de advocatuur. ‘Als die niet radicaal de weg van de onderhandeling en de bemiddeling inslaat, is ze gedoemd om te verdwijnen’, klinkt het vastberaden. ‘Ten eerste lopen de gerechtskosten zo hoog op dat steeds meer cliënten het zich ontzien om te procederen. Het aantal zaken loopt dus drastisch terug, waardoor steeds meer advocaten het water aan de lippen hebben staan. Volgens mij dient de taak van advocaat te evolueren van pleiter naar trusted advisor en conflictoplosser, zo veel als mogelijk buiten de rechtbank om.


Ten tweede zorgt de digitalisering ervoor dat het traditionele werk, uitgevoerd door advocaten, sterk zal afnemen. Internationale firma’s doen nu al een beroep op IT-bedrijfjes in landen als India om modelcontracten, juridische analyses en recuperaties van schuldvorderingen op te stellen. Werk dat nu nog vaak door advocaten wordt gedaan, maar dus perfect geautomatiseerd kan worden. Het enige waar advocaten altijd een meerwaarde in zullen betekenen, is het bijstaan van cliënten, bij voorkeur aan de onderhandelingstafel dus. Want dat menselijke aspect zullen computers nooit kunnen invullen.

Daarom geef ik zo graag les aan de universiteiten van Antwerpen en Leuven, en leid ik de erkende bemiddelaars op in Vlaanderen. Om die laatste opleiding te volgen heb je, naast een bachelordiploma, een gezonde portie psychologisch inzicht nodig en moet je vooral goesting en inzet uitstralen. De cliënt moet voelen: ‘Die man of vrouw wíl ons helpen. We vertrouwen hem of haar.’ Dan kom je in tachtig procent van de gevallen tot een akkoord. Helaas lukt het niet altijd om tot een compromis te komen. It takes two to tango, klinkt het. ‘In dat geval kunnen wij ook snoeihard adviseren en procederen.

En toegegeven: het doet nog altijd deugd om een zaak te winnen’, grijnst de advocaat. ‘Maar procederen is pas de laatste toevlucht. Ik had al veel meer kunnen verdienen door mijn cliënten te laten meestappen in lange procedures, maar dat soort kortetermijndenken is niet in hun belang. Als ik in veel minder tijd een akkoord kan bereiken, zal de cliënt me in de toekomst weer in de arm nemen.

Dat lijkt een commerciële insteek, maar ik doe het toch vooral voor de voldoening wanneer alle partijen tevreden de onderhandelingstafel kunnen verlaten. Ik merk alvast dat ik veel opgewekter ben dan vroeger. Het leven is veel aangenamer geworden.’

Het enige waar advocaten altijd een meerwaarde in zullen betekenen, is het bijstaan van cliënten, bij voorkeur aan de onderhandelingstafel dus. Want dat menselijke aspect zullen computers nooit kunnen invullen.
 Thijs Delrue schetste 9 portretten van inspirerende vrije beroepen die we verzamelden in het boek Levenswerk.

woensdag 21 november 2018